Terminem tym (łac. procrastinatio – odroczenie, zwłoka) określa się od niedawna patologiczną tendencję do nieustannego przekładania pewnych czynności na później.
Zjawisko to może dotyczyć najróżniejszych obszarów życia i objawia się przede wszystkim trudnością z zabraniem się do pracy i wykonywania zadań. Z prokrastynacją spotykamy się szczególnie często wówczas, gdy prokrastynator (czyli osoba zwlekająca) nie spodziewa się natychmiastowych efektów swoich wysiłków.
Warto przy tym podkreślić, że prokrastynacja nie jest jedynie problemem „prywatnym”. Zjawisko to równie często występuje w sytuacjach zawodowych. W przypadku prokrastynacji pracowników należy brać pod uwagę ponadplanowe wydatki, jakie ponoszą zatrudniające ich organizacje, ponieważ postępowanie prokrastynatorów kosztuje firmy pieniądze, czas i energię, które mogłyby zostać wykorzystane na wiele innych sposobów, przynoszących dla odmiany wymierne korzyści. Jak zatem zidentyfikować prokrastynację wśród pracowników i w jaki sposób następnie dążyć do jej wyeliminowania? Jakie są cechy charakterystyczne prokrastynatorów?
Nieroby i leserzy
W potocznym mniemaniu prokrastynatorzy to nieroby, leserzy oraz osoby pozbawione silnej woli i ambicji (a może nawet godności). Jednak tak naprawdę trudno mówić o lenistwie, ponieważ zwlekając z podjęciem lub zakończeniem konkretnej czynności nie oddają się oni dolce far niente. Zazwyczaj sytuacja wygląda wprost przeciwnie – z zaangażowaniem wykonują inne zajęcia, które muszą spełnić tylko jeden warunek: nie mieć nic wspólnego z zadaniem odwlekanym.
Co ciekawe, właściwie niemożliwe jest przewidzenie, jaka aktywność stanie się przedmiotem prokrastynacji. Z badań wiadomo natomiast, że większość osób dotkniętych tą tendencją to ofiary… perfekcjonizmu. Ponieważ perfekcjonista niepowodzeń obawia się jak niczego innego i nie dopuszcza myśli o błędach, obawiając się porażki nie robi nic.
Lęk przed porażką jest jednym z pięciu lęków leżących u podłoża prokrastynacji – niestety mogą one występować równocześnie. Pozostałe
to lęk przed sukcesem, bezradnością, izolacją i intymnością.
Uważa się, że zachowania prokrastynacyjne mają na celu:
- uniknięcie frustracji (odkładane zadanie nie jest tak przyjemne jak to aktualnie wykonywane, a kara za jego niewykonanie wydaje się odległa w stosunku do natychmiastowej przyjemności ze zrobienia czegoś innego);
- ochronę poczucia własnej wartości – porażka jest bowiem podważeniem własnej wartości;
- sprzeciwienie się innym przez zachowanie pasywno-agresywne;
- zaspokojenie potrzeby silnych wrażeń;
- podniesienie samooceny poprzez osiągnięcie większej mobilizacji w obliczu zbliżającego się terminu wykonania.
Należy również pamiętać, że przypadłość tę powinno się traktować jako zjawisko leżące poza wolą prokrastynatora. Oznacza to, że rady typu „weź się w garść” czy przymus i groźba nie będą skutecznymi środkami zaradczymi. W ciężkiej odmianie prokrastynacja może narazić prokrastynatora na ryzyko nieprzyjemnych konsekwencji osobistych, społecznych, a nawet prawnych, jednak nie stanowi to dla niego wystarczającej motywacji do zabrania się do działania. £atwiej skłonić prokrastynatora do wykonania odwlekanego zadania, jeśli będzie ono opisane konkretnie, nie zaś ogólnie.
Jedną z podstawowych oznak prokrastynacji jest zwlekanie do ostatniej chwili z wykonaniem powierzonego zadania. Inne objawy to unikanie odpowiedzialności za realizację powierzonego zadania (np. wyraźne zwiększenie liczby nagłych zachorowań, które mają „uchronić” przed koniecznością wykonania trudnego lub mało przyjemnego zadania); unikanie podejmowania decyzji lub konfrontacji; obwinianie innych pracowników o hipotetyczny brak możliwości zrealizowania zadania; wynajdywanie wielu innych zadań, które sprawią, że osoba staje się zbyt zajęta, aby wykonać
tę czynność, którą pragnie odwlec. Strategii zwlekania, jak i jego przyczyn, może być wiele, a każda z nich jest kwestią osobniczą. Niestety, w przypadku firmy to przedsiębiorstwo ponosi główne koszty tego zjawiska, ze względu na opóźnienia, błędy wynikające z późniejszego pośpiechu będącego efektem próby zmieszczenia się w terminie, czy – w skrajnym przypadku – niewykonanie danego zadania.
Zwolnić bumelanta?
Problem jest poważny, a pierwsze rozwiązanie, które przychodzi nam w tej sytuacji do głowy, to zwolnić bumelanta. Nie zawsze jednak jest to proste. Nierzadko prokrastynacja dotyka dobrych pracowników, stanowiących cenny zasób firmy. Koszty ich zwolnienia (a raczej zastąpienia) mogą być również wysokie. Dodatkowo, nowa osoba, nawet najlepsza, nie będzie dysponować jedną ważną cechą – doświadczeniem w naszej firmie. Należy zatem zastanowić się, czy korzystniejszym rozwiązaniem (dla obu stron) nie będzie wsparcie pracownika i pomoc w przezwyciężeniu jego podejścia prokrastynacyjnego.
Grywalizaja, wraz z całym wachlarzem narzędzi i możliwości, które omawiałem w poprzednich artykułach, umożliwia nie tylko trwałe „wyleczenie” pracowników, ale – co szczególnie ważne – zapobieżenie wystąpieniu tego zjawiska w ogóle. Dzięki zastosowaniu mechanizmów grywalizacyjnych zamienimy nudę w frajdę, zapewnimy pracownikom stałą informację zwrotną i sprawimy, że zostaną zaspokojone ich potrzeby najwyższych rzędów: szacunku, uznania i samorealizacji, a także zapewnimy codzienną dawkę motywacji. Przetworzenie niejednokrotnie monotonnego, powtarzalnego zadania w przyjemną grę lub zabawę z pewnością przyczyni się do przyspieszenia podjęcia się jego wykonania, ponieważ – jak powiedział Gabe
Zichermann, guru grywalizacji: Ludzie szukają obecnie, bardziej niż dotychczas, systemów nagradzających ich działania i zwiększających ich zaangażowanie. Młoda generacja – milenijna i jeszcze młodsza – jest bardziej skupiona na grach niż wcześniejsze pokolenia.
Grywalizować w firmie możemy praktycznie wszystko – procesy, projekty, wykonywanie zadań koniecznych a wyjątkowo niewdzięcznych, jak pisanie raportów, prowadzenie CRM, wymiana informacji, odbieranie maili czy przejawianie inicjatywy. Punktować można i samo wykonanie zadania, i – co w przypadku problemu prokrastynacji jest szczególnie motywujące – czas, jaki upłynął od przydzielenia do rozpoczęcia i zakończenia.
Piotr Pajewski
Enterprise Gamification
Grywalizacja24.pl
