Przez ostatnie 6-7 lat każdy pracownik biurowy miał do dyspozycji średnio sześć metrów mniej powierzchni. Nic zatem dziwnego, że pracownicy mogą mieć poczucie, że w przestrzeni open space trwa walka o każdy metr. Patrząc z przymrużeniem oka, rozwój należy planować w perspektywie kilkudziesięciu lat, aby uniknąć sytuacji, w której nie będzie wystarczająco miejsca, aby wszyscy mogli pracować w tym samym czasie.

Okazuje się, że ta perspektywa wcale nie musi być tak odległa. W końcu powodem niezadowolenia pracowników z open space może być jego niewłaściwe używanie. Być może takie biura nie powinny być postrzegane jako miejsca, w których pracownicy spędzają osiem godzin dziennie. Może jest to tylko jedna z wielu stref pracy, które są im potrzebne?

Zróżnicowane potrzeby

„Typowy” pracownik nowoczesnego przedsiębiorstwa opartego na wiedzy ma bardzo zróżnicowane potrzeby w zakresie swojego środowiska pracy, które zmieniają się z dnia na dzień, a nawet z godziny na godzinę. W danej chwili taka osoba może potrzebować omówić swoje zadania z resztą działu. Kiedy indziej potrzebuje ciszy i skupienia, musi odbyć rozmowy telefoniczne z kilkoma partnerami biznesowymi, albo wziąć udział w wideokonferencji z klientami międzynarodowymi. Z kolei czasami wieczorem albo w podróży trzeba porozmawiać z klientem z drugiego końca globu.

Umożliwienie wykonywania wszystkich tych czynności to wielkie wyzwanie dla przestrzeni open space. W rezultacie pracownik skarży się na niekomfortowe warunki pracy – zbyt duży hałas, aby móc się skoncentrować, za mało miejsc, w których można odbyć poufne rozmowy czy brak odpowiednich narzędzi pozwalających na efektywną pracę. Środowiska open space mogą promować współpracę, jednak głównym powodem ich rosnącej popularności są coraz wyższe ceny najmu powierzchni biurowych w przeliczeniu na metr kwadratowy w atrakcyjnych lokalizacjach, czyli tam, gdzie organizacje chcą mieć swoje siedziby.

@@

Open space to tylko jedno z miejsc pracy

Aby pracownik mógł być produktywny, należy mu zapewnić możliwości koncentracji, współpracy, komunikacji i kontemplacji. Można to zrobić na wiele sposobów. Jedno podejście zakłada podzielenie biura na rożne rodzaje pomieszczeń i stref, aby uniknąć sytuacji, w których wszystkie czynności są wykonywane w salach spotkań albo w jednym dużym biurze.

Niektóre przedsiębiorstwa wprowadzają tzw. strefy ciszy, strefy współpracy, budki do prowadzenia rozmów telefonicznych oraz strefy socjalne i relaksu. Niektórzy nazwą to modą, ale naszym zdaniem trend ten będzie się nasilać. Warto pamiętać, że nie jesteśmy już społeczeństwem przemysłowym i nie musimy już siedzieć w jednym miejscu przez osiem godzin dziennie.

Równie dobrze można pracować w domu, kawiarni czy w innych miejscach. Nie ma już bezpośredniego związku między liczbą godzin spędzonych w biurze a produktywnością czy wynikami w pracy. Kadra zarządzająca powinna być otwarta na nowe możliwości i rozwiązania, a w konsekwencji zapewniać pracownikom elastyczność. Dopóki pracownik jest produktywny, to może pracować z dowolnego miejsca: w biurze, poza biurem lub w domu. Jednocześnie przedsiębiorcy powinni zapewnić ramy dla pracy przez odpowiednie zaaranżowanie biura, udostępnienie stosownych narzędzi i jasne sformułowanie najlepszych praktyk w miejscu pracy, tak aby elastyczność nie powodowała stresu.

Wielkopowierzchniowe biura przechodzą zmiany

Najczęstszym argumentem przeciwko open space jest poziom hałasu. Gdy dwóch pracowników rozmawia przez telefon w tym samym momencie, obaj muszą mówić głośniej, a odgłosy stukania w kilkanaście klawiatur również negatywnie wpływają na jakość dźwięku. Istnieje jednak wiele narzędzi, które zmniejszają poziom hałasu generowanego przez pojedynczego pracownika. Na rynku dostępne jest również oprogramowanie tłumiące hałas, które sprawia, że odbiorca połączenia słyszy pracownika wyraźnie, niezależnie od tego, czy ten dzwoni z hałaśliwego telecentrum, kawiarni czy pociągu.

Aby osiągnąć maksimum korzyści, organizacje mogą również korzystać z dostępnych rozwiązań chmurowych, które pokazują, w których miejscach w biurze jest generowany największy hałas i gdzie ma miejsce najwięcej rozmów. Takie dane pozwalają ocenić, czy należy przenieść dany dział albo zapewnić pomieszczenia do spotkań czy inne rozwiązania techniczne. Można też stosować czujniki dźwięku, które sprawdzają, gdzie mają miejsce rozmowy i jak głośne są. W zależności od poziomu hałasu, z głośników płyną kojące dźwięki wody, tworzące „koc dźwiękowy”, który okala rozmówców i wycisza hałas wobec reszty pracowników.

To biuro ma się dostosować do pracownika

Nic nie wskazuje na to, by open space miał zniknąć. Dlatego w przyszłości na pewno pojawi się wiele propozycji optymalizacji jego używania. Jedno jest pewne: nie jest optymalna kontrola miejsca pracy przy założeniu, że każdy tak samo pracuje przy biurku przez osiem godzin
z rzędu.

Mówiąc prościej, biuro przyszłości to miejsce skupiające się na sposobie, w jaki pracownik pracuje. Można to osiągnąć za pomocą technologii lub dźwięków wody czy natury, ale jest też wiele innych sposobów. Najważniejsze, by pracownicy mogli swobodnie wybierać, kiedy pracować w ciszy, kiedy rozmawiać czy wykonywać telefony, a kiedy wziąć udział w wideokonferencji.

Istnieje ogromna różnica między głośnym mówieniem a wypowiadaniem się z przekonaniem w głosie na tyle cicho, by rozmówca słyszał i słuchał z uwagą tego, co chcemy mu zakomunikować, bez zakłócania pracy innym współpracownikom. Szczególnie, gdy pracujemy w otwartej przestrzeni, pamiętajmy o tym, że zbyt głośne mówienie może po prostu źle świadczyć o nadawcy.

Również rozmawiając przez telefon nie trzeba krzyczeć. W open space jest przeważnie na tyle cicho, że przez słuchawkę możesz wypowiadać się niemal szeptem. Nie nadużywaj również trybu głośnomówiącego. Jeśli chcesz dbać o harmonię i spokój, wycisz też telefon i powiadomienia na komputerze, informujące chociażby o nowym mailu i dostosuj głośność muzyki w słuchawkach. Pomyśl także o wszelkich innych źródłach hałasu, które mogą rozpraszać twoich współpracowników. Czy wiesz, że koncentrację zakłócać może nawet dźwięk stukającej bransoletki? Taką biżuterię zostaw więc lepiej na inne ważne okazje.

Niewerbalne faux pas

Choć we wspólnej przestrzeni biurowej niezwykle ważne jest unikanie hałasów, nie zapominaj też o komunikatach niewerbalnych. Twoja postawa, mimika twarzy i gesty są zewnętrznym odzwierciedleniem stanu emocjonalnego, zadbaj więc o pozytywne nastawienie i pielęgnowanie budujących emocji. Ponadto zwróć uwagę na swoje nawyki w postawie siedzącej i stojącej.
To, jak siedzisz, sporo bowiem mówi o twoim stosunku do innych, nawet jeśli nie zdajesz sobie z tego sprawy. Pozycja półleżąca może być odbierana jako wyraz lekceważenia, obojętności czy braku zainteresowania. Gdy za to zakładasz nogę na nogę w kształt „czwórki”, wyrażasz pewność siebie i dominację. Choć to pozycja dość powszechna, jest mało elegancka i może obrażać innych. Podobnie z siedzeniem w zbyt dużym rozkroku – ten typowy dla mężczyzn układ ciała eksponujący krocze również wskazuje na dominację i jest nieelegancki. Wśród kobiet natomiast często spotykane jest zakładanie nogi na nogę i odchylenie ich w bok, co daje zmysłowy, a więc niewłaściwy w kontekście biurowym, efekt.

A kiedy stoisz i rozmawiasz? Nie splataj nóg, bowiem w ten sposób możesz pokazać zdystansowanie, nieśmiałość, brak pewności siebie, zagubienie czy kompleksy. Nie popadaj też w drugą skrajność – gdy staniesz z szeroko rozstawionymi nogami, możesz zrobić wrażenie osoby zbyt pewnej siebie i zarozumiałej. Najlepiej, żeby obie stopy nie wykraczały poza obszar
o wielkości kartki A4, w przeciwnym razie nasza postawa będzie wyglądać nieelegancko i niedbale. Podobnie ocenione może być opieranie się o ścianę, filar czy meble – taka pozycja dodatkowo na pewno nie pomoże nam w zdobywaniu autorytetu.

@@

Zwróć też uwagę na układ rąk – splątane na karku mogą zostać zinterpretowane jako dominacja, skrzyżowane na piersiach z wystawionymi kciukami – potraktowane jako pozycja obronna lub negatywne nastawienie połączone z poczuciem wyższości, a schowane w kieszeniach – jako wyraz braku szacunku i lekceważenie.

Osobista bańka i zabiegi pielęgnacyjne

Jeśli chcesz, żeby ludzie dobrze czuli się w twoim towarzystwie, szanuj ich przestrzeń osobistą. Można ją przyrównać do przenośnej „bańki powietrza”, która towarzyszy każdemu człowiekowi. Uważaj, aby jej nie przebić, zachowaj więc dystans. Sprawy osobiste załatwiaj dyskretnie, bez absorbowania w nie innych osób. Nie racz współpracowników także widokiem działań pielęgnacyjnych. Poprawienie makijażu, kremowanie rąk, używanie perfum i inne zabiegi kosmetyczne zachowaj na wizytę w łazience, zamiast wykonywać je przy biurku. Dbaj też o higienę osobistą, która oznacza także częste mycie rąk oraz dezynfekcję biurka, co zapobiega rozprzestrzenianiu się zarazków.

Wspólne rzeczy i… wirusy?

Pamiętaj o tym, że rzeczy na wspólnej przestrzeni nie zawsze są wspólne. Pożyczanie bez pytania długopisów, innych przyborów biurowych czy krzesła to główne grzechy współpracowników. Jeśli więc potrzebujesz czegoś, co nie jest twoje, upewnij się, do kogo należy dany przedmiot i czy możesz z niego skorzystać. Przyczyną biurowych sporów bywa też kwestia temperatury i otwartych okien, najlepiej więc ustal ze współpracownikami, jaka będzie optymalna liczba stopni, aby nikt nie zmarzł lub nie przegrzał się. Na wszelki wypadek zadbaj też o sweter, który ogrzeje cię w razie potrzeby. A jeśli już zdarzy ci się przeziębienie, pamiętaj o tym, że w otwartej przestrzeni ryzyko przenoszenia wirusów jest o wiele większe niż w zamkniętych pomieszczeniach. Nie przychodź więc do biura, kiedy jesteś chory, a jeśli pomimo dyskomfortu zdrowotnego czujesz, że jesteś w stanie wykonywać swoje obowiązki zawodowe, zapytaj przełożonego o możliwość pracy z domu.

Open space to przestrzeń biurowa wymagająca szczególnej wrażliwości na innych i uważności w odniesieniu do swoich zachowań i nawyków. Od każdej osoby z niej korzystającej szczególnie wymaga respektowania potrzeb jej pozostałych użytkowników. Stosowanie się do powyższych wskazówek, sprawi, że praca w otwartej przestrzeni będzie przyjemniejsza, mniej stresująca, a zarazem bardziej efektywna. Zadbajmy o to, aby szeroko pojęta uprzejmość stała się naszym nawykiem.

Autorka jest trenerem biznesu z firmy szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland