Przeprowadzka biura zdarza się zwykle nie częściej niż raz na pięć lat – na taki okres podpisywane są umowy najmu. Przez ten czas organizacja i procesy w firmie ewoluują, a to ich znajomość wpływa na sprawne zarządzanie zmianą – także zmianą lokalizacji. Przejście do nowego biura to proces dużo bardziej skomplikowany, niż tylko znalezienie nowej przestrzeni – dlatego warto zastanowić się nad importem specjalistycznej wiedzy spoza organizacji i wyborze dobrego doradcy. Niestety większość agencji nieruchomości oferuje tylko pośrednictwo, często zostawiając klienta samego z zarządzaniem całą zmianą.
Współpraca z właściwie dobranym doradcą, mającym zarówno doświadczenie na rynku, jak i dogłębną znajomość roli przestrzeni w pracy może przynieść firmie wiele korzyści – od podstawowych oszczędności w kosztach najmu po zwiększenie efektywności i zadowolenia pracowników. Wsparcie takiego specjalisty pozwala także uniknąć bardzo kosztownych błędów: braku elastyczności w oszacowaniu potrzeb przestrzennych firmy wraz z jej rozwojem w najbliższej przyszłości oraz niewłaściwego przeprowadzenia podpięć elektrycznych, oświetlenia czy wentylacji, co prowadzi do konieczności późniejszego wprowadzania zmian w systemie budynków.
Audyt potrzeb – podstawa dla stworzenia indywidualnej oferty
– Przeprowadzka jest dla firmy zawsze projektem kryzysowym, generującym dodatkową pracę i stres wśród pracowników, którzy mogą obawiać się zmian. ¯eby zniwelować te negatywne aspekty, a jednocześnie zapewnić firmie lepsze warunki po zmianie biura trzeba tym zadaniem sprawnie zarządzać. Często firmy nie mają świadomości, że wymaga to szerokiej wiedzy o procesach zachodzących w organizacji – mówi Bartosz Budnicki z Commerson, polskiej marki na rynku nieruchomości biurowych. Na proces przeprowadzki składa się nie tylko fizyczna zmiana lokalizacji, ale też różne aspekty techniczne, personalne, czy strategiczne.
Poszukiwanie nowego biura należy rozpocząć z odpowiednim wyprzedzeniem – najpóźniej rok przed upływem terminu najmu dotychczasowej przestrzeni. Zarówno większe firmy jak i te mniejsze powinny doliczyć do tego czas na wewnętrzne procesy związane z określeniem wymagań, lub planowaniem ewentualnej reorganizacji. Jeszcze przed podjęciem współpracy z doradcą warto przemyśleć cele, jakie przyświecają przeprowadzce.
– Wiele firm nie jest świadomych pozytywnego potencjału, który stoi za zmianą biura. Współpraca z profesjonalistą pomaga określić, jakie korzyści może przynieść ta zmiana i jak je osiągnąć. Kluczowym w powodzeniu tego procesu oraz podjęciu strategicznie uzasadnionych i perspektywicznych dla rozwoju firmy decyzji jest wybór właściwego specjalisty. Coraz więcej firm, aby zrealizować ten cel, dostrzega większą zasadność współpracy z doradcą, który zanim przedstawi rekomendację ofert najpierw przeprowadza szczegółowy audyt potrzeb klienta – gromadzi jak najwięcej informacji, które pozwolą mu prawidłowo zanalizować obecne oczekiwanie firmy i kierunek jej rozwoju, mający wpływ na zmianę wymagań dotyczących lokalizacji i przestrzeni pracy w niedługim czasie – zauważa Bartosz Budnicki.
@@
Reorganizacja – potrzeby, które wyznaczają kierunek zmian
Firmy decydują się na zmianę lokalizacji zazwyczaj w momencie, kiedy w dotychczasowej brakuje miejsca, lub odwrotnie – nie wykorzystuje się już całej przestrzeni. Nowy etap rozwoju organizacji często pociąga za sobą zmiany lokalizacji, ale przy okazji przeprowadzki można osiągnąć też dodatkowe korzyści. Nowe biuro to szansa na oszczędności, reorganizację struktury pracy czy zmianę wizerunku firmy. Cel ten powinien być jasno określony już na samym początku projektu – bez niego trudno zweryfikować późniejszy sukces. Taka ocena jest możliwa dopiero po 9-12 tygodniach użytkowania, niestety poprawki mogą być wówczas bardzo kosztowne, jeśli w ogóle wykonalne. Dlatego tak ważne jest doświadczenie przy takim projekcie.
Współpraca z właściwym doradcą daje też wsparcie branżowych architektów, zapewniające spełnienie wymaganych norm i zastosowanie odpowiednich rozwiązań technicznych w trakcie adaptacji lokalu – częstym błędem najemców jest pozostawienie tego w gestii budynku.
Nieoczywiste-oczywiste oszczędności – ocena kosztów
W poszukiwaniu nieruchomości większość firm koncentruje się na czynszu – przeprowadzka jest zawsze okazją do optymalizacji kosztów. Jednak dużym błędem jest kierowanie się przy wyborze jedynie ceną za metr kwadratowy, choćby dlatego, że ta może być liczona według różnych norm. Również opłaty eksploatacyjne, które są stałym elementem kosztów najmu, wynoszącym ok. 16-22 zł/m2 miesięcznie, mogą zawierać różne elementy. Kolejną składową ogółu kosztów użytkowania nieruchomości jest udział najemcy w powierzchniach wspólnych. Wszystkie te elementy warunkują finalne koszty – także te związane z koniecznością wprowadzenia rozmaitych adaptacji.
Budynek pozornie droższy może więc dawać najemcy większe oszczędności. Jeżeli firma korzysta z usług doradcy może liczyć na analizę wszystkich tych czynników i klarowny raport, wyjaśniający szczegóły oferty.
Aranżacja przestrzeni – sposób zwiększenia efektywności miejsca pracy
Nowa przestrzeń do pracy to również nowe możliwości jej organizacji. Zmieniając lokal trzeba pamiętać, że jego aranżacja będzie warunkowała komfort i sposób pracy w firmie na najbliższe 5 lat. Poszukując miejsca w biurowcach otrzymuje się od właściciela rozrys planu piętra, który pozwala ocenić efektywność przestrzeni i konieczność przeprowadzenia ewentualnych adaptacji. To po tym etapie przystępuje się do negocjacji finansowych, szacując koszty całej przeprowadzki i koniecznych prac.
– Plany, które dostajemy od właścicieli budynku są bardzo ogólne – rolą doradcy jest je spersonalizować, ukazując klientowi atrakcyjne dla niego rozwiązania – zaznacza Dyrektor Agencji Commerson. – Analizując wartości danej firmy, kierunek jej rozwoju doradzamy odpowiednie rozwiązania z zakresu workplace solutions – od układu pomieszczeń po wybór mebli, które zdadzą egzamin w trakcie całego okresu użytkowania biura. Wsparcie doświadczonego doradcy pozwala też zwiększyć efektywność finansową wykończenia budynku, poprzez odpowiednie wykorzystanie kontrybucji, oferowanych przez dewelopera na rzecz adaptacji projektu – dodaje.
Trudna dla każdej firmy konieczność zmiany biura może być, przy odpowiednim wsparciu profesjonalistów z zakresu nie tylko pośrednictwa, ale i wykorzystania zmiany nieruchomości na potrzeby organizacji, okazją do reorganizacji firmy, zwiększenia efektywności pracy, czy po prostu oszczędności. Ważne by mieć świadomość, że ten wieloetapowy proces nie sprowadza się jedynie do przeniesienia biurek pod nowy adres.
Dagmara Strzelczyk
